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Quizá has venido escuchando hablar con frecuencia de RGPD (Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea), especialmente en el ambiente laboral y de empresas.

Inclusive dentro de los consejos de reclutamiento que normalmente se comparten con las organizaciones en Europa es común que se recomiende considerar RGPD en los procesos de admisión.

Pero, ¿por qué de pronto RGPD se convirtió en algo tan importante para las organizaciones y sus modelos de negocio? ¿Por qué figura en los procesos de reclutamiento? ¿De qué forma rige esta normativa los procesos de ingreso de personal y por qué es fundamental tomarla en cuenta?

Comencemos hablando de qué es RGPD y cómo impacta también en mercado del reclutamiento en Europa. Se trata de la Legislación General de Protección de Datos; Ley que entró en vigor en la Unión Europea en mayor de 2018.

Esta normativa fue creada para unificar criterios con respecto a las leyes de privacidad y protección de datos ya existentes previamente en Europa, si se tiene en cuenta que antes de la misma, cada país normaba la protección de datos de sus individuos de manera independiente.

Es pertinente partir entendiendo que los datos personales comprenden cualquier tipo de información que pueda revelar la identidad o el estatus de una persona viva.

Es decir, a cada individuo le pertenecen sus propios datos y sus créditos de identidad, por lo que ahora, como ciudadanos, somos dueños absolutos de nuestra propia información.

Así, compartir información personal relevante con empresas u organizaciones dentro del marco de sus procesos internos o inclusive de reclutamiento, ha pasado a ser decisión del individuo, quien es libre de decidir con quien compartir o no su información personal.

Así, con el correcto uso de RGPD, se puede garantizar que todas las empresas involucradas dentro de la Unión Europea se puedan regir de forma estricta e inequívoca al mismo conjunto de reglas.

 Y, su uso y correcta aplicación es un requisito legal para cualquier empresa que suministre productos o servicios a las organizaciones o individuos de la unión europea, e inclusive para aquellas que comercializan productos de afuera dentro de los países de la alianza.

Consejos de reclutamiento: Qué implica la Ley para las organizaciones europeas

Sabiendo qué es RGPD y su alcance, ahora nos preguntamos si esta legislación impacta de manera directa a las organizaciones comerciales y de fabricación, y de qué forma les impacta.

Quizá lo más relevante a escala industrial sea precisamente que RGPD rija de manera directa la el tratamiento que las organizaciones pueden otorgar a los datos que son considerados personales. Esta Ley protege los derechos de los ciudadanos a ser dueños de su propia información y, en consecuencia, manejarla sin intervención de terceros.

Contrario a como se venía haciendo algunos años, tras la entrada en vigencia de RGPD  ha cambiado la forma como las organizaciones pueden recopilar, usar, procesar, almacenar y eliminar datos personales, inclusive durante los procesos de captación y reclutamiento de personal.

Así, las organizaciones que hacen vida activa dentro de la Unión Europea están obligadas, con base a esta Ley, a regir sus procesos de reclutamientos con las mismas características que rigen la legislación.

• Transparencia, equidad y legalidad en los procesos de selección de talentos que pasarán a integrar el proceso de posible contratación.
• Utilizar los datos para el fin lícito para el que fueron recopilados antes, durante y después de las entrevistas de trabajo.
• Acumulando estrictamente los datos que se necesitan y obviando aquellos que no son esenciales para el proceso de reclutamiento.
• Confidencialidad, garantizando a los aspirantes a cargos de selección que su información estará protegida dentro de la organización y que será utilizada estrictamente para los términos en los que se dio a conocer.
• Integridad: Garantizando a los ciudadanos que concursan en procesos de selección que su información es utilizada únicamente para fines legales y contemplados en la Legislación.
• Responsabilidad, dándole a los aspirantes la seguridad de que su información personal será protegida, obedeciendo a los principios de privacidad.

Con la RGPD los ciudadanos europeos se sienten mucho más seguros y confiados a la hora de aspirar a puestos en organizaciones privadas y estatales, como quiera que están empoderados al conocer que sus derechos de información privada no serán vulnerados.

Esto tiene un valor significativo real especialmente para los ciudadanos que comparten su identidad y su información personal a través de la web, donde no hay interacción directa con quien desarrolla el proceso de reclutamiento y que en muchas ocasiones se comparte información personal a través de medios electrónicos.

En principio, los ciudadanos sentían temor de qué datos personales, como empresas en las que ha trabajado, cargos anteriores o información referente a capacitación personal, se dieran a conocer públicamente a través de la web.

No obstante, gracias a RGPD el ciudadano europeo se siente más confiado y tranquilo de compartir su información y sus datos personales con las organizaciones, especialmente a través de medios de red.

Elementos de RGPD para normar los procesos de reclutamiento

1. Jurisdicción legal dentro de Europa

Se refiere estrictamente a la posibilidad de lograr que está única legislación unificada integre de manera global a todas las organizaciones, grandes y medianas empresas, que hacen vida en Europa, sin que ninguna pueda ser excluida de la normativa.

• Derechos de acceso

En este renglón se intuye de forma obligatoria que todas las personas que hayan compartido datos personales con la organización, tiene derecho a ver y a modificar su información cada vez que desee hacerlo.

• Consentimiento del individuo

Así, toda relación laboral que requiera del intercambio de datos de personales, debe tener implícita la firma de un consentimiento para el uso de su información.

• Delegados de protección de datos

Al constituirse de forma directa delegados de protección de datos, las organizaciones se comprometen en mantener personal que constantemente esté velando por que se cumpla en su totalidad, dentro de la organización, la normativa de RGPD.

• Aplicación de sanciones al incumplimiento de RGPD

También se ha hecho indispensable la correcta aplicación de sanciones a las organizaciones públicas o gubernamentales que incumplan con la legislación y que no apliquen sus métodos de resguardo y protección de los datos de sus empleados. Las multas podrán ser aplicadas a las organizaciones que incumplan la RGPD por la Oficina del Comisionado de la Información con momentos que podrán superar los 20 millones de euros.

En términos de consejos de reclutamiento y contratación de personal RGPD es muy importante ya que, desde recopilar datos del aspirante, hasta guardar sus hojas de vida, enviar mails etc involucra datos personales.

Por ejemplo, un aspecto que es importante tener en cuenta es que muchas empresas utilizan motores de búsqueda y redes sociales para captar candidatos en el ámbito laboral, lo que puede vulnerar el proceso de protección de datos del aspirante.

Siendo que muchos reclutadores compran bases de datos y hojas de vida a objeto de encontrar aspirantes a sus puestos vacantes, garantizar la protección de los datos individuales se ha convertido en una tarea cada vez más complicada.

En consecuencia, las empresas de reclutamiento deben conocer en detalle esta legislación y cuidarse de cumplir con las normativas específicas para la protección de datos de los aspirantes, tal y como lo hacemos en Connecting Teach People.

Algunos de los aspectos que tomamos en cuenta en Connecting Teach People de cara a la captación de nuevos aspirantes son los siguientes:

1. Derecho del candidatos a conocer qué se hará con su información: Uno de los aspectos que más cuidan las agencias de reclutamiento como la nuestra es garantizar el cumplimiento de RGPD permitiendo que los aspirantes a diferentes cargos que opten por entregar su información personal a nuestra organización tengan en conocimiento que tipo de datos personales requerimos y para qué fin estos datos serán empleados de forma inequívoca.
2. Derecho de los aspirantes a la rectificación: Una vez que Connecting Teach People cuenta con los datos profesionales de los aspirantes, estos están en su derecho de solicitar cualquier tipo de rectificación sobre su información personal o profesional.
3. Derecho a la eliminación o supresión de datos: Se refiere a cuando el aspirante por voluntad propia solicita a la empresa de reclutamiento que elimine sus datos del sistema de la base de datos de la compañía.
4. Derecho a la oposición: Los aspirantes que compartan su información personal o profesional con la empresa de reclutamiento están en su derecho a oponerse a la publicación de uno o varios puntos de su información personal; aspecto que siempre será respetado y acatado por la compañía.
5. Derecho a la suspensión de los datos: Cuando el candidato le solicite a la empresa de reclutamiento que deje de usar sus datos o sea eliminado de su base de datos.

Finalmente, el proceso de contratación de aspirantes debe ser delicada y cuidadosamente protegido por la empresa de reclutamiento, tal y como se realiza en Connecting Teach People.

Las empresas encargadas de la contratación de personal deben garantizar que la información de los candidatos, tanto su obtención, como su tratamiento, esté estrictamente ligada a lo establecido en RGPD como garantía de los derechos de los candidatos a la protección de sus datos.