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  • Influencia de RGPD en el proceso de contratación (2)

    El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) tiene implicaciones directas sobre la industria del reclutamiento. Tal ha sido la influencia de RGPD en el proceso de contratación, que durante el año 2018, pocos días  después de su entrada en vigencia, muchas empresas de reclutamiento contrataron personal que vigilara su puesta en marcha.

    Para comprender mejor el impacto de RGPD sobre la industria del reclutamiento y la búsqueda y contratación de personal, se hace indispensable conectar la Legislación con los procesos que internamente experimentan las empresas de reclutamiento.

    En primera instancia, es necesario destacar, que las empresas de búsqueda y ubicación de personal se sirven en gran parte de la data que hay disponible en la web sobre los profesionales y sus ofertas.

    De hecho, muchas de las hojas de vida de las industrias de reclutamiento provienen de apps de empleo y sitios web de oferta de profesionales.

    Esto supone que estos sitios web deberían hacerse responsables por el tratamiento de los datos de los candidatos que allí se suscriben. No obstante, esto no siempre es así. Pero, de estos aspectos, las empresas de reclutamiento no pueden hacerse responsables.

    Influencia de RGPD en el proceso de contratación: Tratamiento de datos de candidatos y empresas

    En consecuencia, el primer aspecto a definir al hablar de la influencia de RGPD en el proceso de contratación de personal es hasta qué punto las agencias son responsables directos de los datos de los candidatos que logran captar, y cómo deben usar esta información respetando lo establecido en el reglamento.

    Para definirlo se debe determinar con precisión de donde provienen los datos de los candidatos y de las empresas que hacen uso de las compañías de contratación y, una vez en manos de la empresa, cómo se tratan esos datos y en qué se almacenan.

    Esto explica por qué RGPD es un gran cambio para gerentes de empresas de reclutamiento e incluso para sus propietarios. Esto, debido a que varios procesos de búsqueda, selección y reclutamiento de candidatos deben regirse directamente por la RGPD, velando que su normativa se cumpla a cabalidad.

    RGPD supone un reto para la industria que debe mantenerse conectada con los entes que le suministran información –candidatos y empresas- a objeto de hacerles saber que la compañía de reclutamiento respeta a cabalidad el RGPD, por lo que sus datos están seguros.

    Estas son algunas recomendaciones que deben considerar los propietarios de empresas de reclutamiento ante la influencia de RGPD en el proceso de contratación. Estos aspectos son considerados por Connecting Teach People a la hora de conectar candidatos y empresas:

    1. Tratamiento de datos que obtienes de los candidatos: Estos datos deben recopilarse siempre bajo la voluntad comprobable de quien los suministran y guardarse solo por intervalos de tiempo definidos.
    2. Datos que obtienes de las empresas: Esta información que oferta la empresa debe regirse bajo los estándares internacionales de protección de datos y de confiabilidad.
    3. Cuánto tiempo se almacenarán los datos de candidatos y empresas: El tiempo que tiene la compañía con su base de datos debe informarse a los candidatos e empresas, inclusive cuando se trata de aproximaciones.
    4. Cómo pueden los ciudadanos hacer reclamaciones: Las personas que comparten datos de manera voluntaria con empresas de contratación deben tener información referida al tratamiento de sus datos y qué hacer cuando deseen que esos datos deben de estar visibles o disponibles.
    5. Derechos de acceso y edición de sus datos: las personas o empresas que comparten datos e información personal con las empresas de reclutamiento deben tener la facilidad de editar sus datos o hacerlos invisibles al público cuando lo deseen y prestar apoyo para que este objetivo pueda lograrse. No deben restringirse las posibilidades de eliminar o anexar nuevos datos de interés a sus perfiles profesionales.

    Estos aspectos deben considerarse siempre, a objeto de lograr que el proceso de llenado de datos y el posterior uso de información dentro de las plataformas y sistemas de las empresas de reclutamiento cumpla con la normativa convenida, y se puedan garantizar los derechos de los individuos a reservarse el manejo de su información personal.

    Aspectos que consideran las empresas de reclutamiento como Connecting Teach People

    Solicitud de segundas aprobaciones y revisiones de información

    Una buena forma de lograr que los datos que los candidatos y empresas suministran a las empresas de reclutamiento sean correctos es solicitando a ellos mismos una segunda revisión.

    El bloqueo de formularios hasta tanto sea completamente verificado por el propietario de su información, es una alternativa recomendada.

    Además, quien suministra datos personales debe tener claridad sobre qué se hará con su información, cómo se usará o cuánto tiempo quedará almacenada.

    Este principio debe aplicar para correos, newsletter o información referida a nuevas ofertas de empleo. En caso de que el candidato acepte recibir información en su correo, también se debe contar con una autorización escrita que valide esa solicitud.

    Influencia de RGPD en el proceso de contratación: Ajuste sus términos y políticas en línea con RGPD

      Los candidatos y clientes de la empresa de reclutamiento deben tener claridad sobre el uso y tratamiento de los datos que suministran.

    En consecuencia, las políticas de privacidad y uso de herramientas de recolección de datos electrónicos, como el caso de cookies, deben estar claramente establecidos y de forma visible.

    De hecho se recomienda, en el caso de las empresas que cuentan con sitios web, que aceptar sus políticas de privacidad y tratamiento de datos se coloque como requisito indispensable para avanzar en el llenado de datos y formularios.

    Haga que sus socios y aliados hagan un acuerdo de intercambio de datos

    Un acuerdo que esté estrictamente apegado a la normativa de RGPD le permitirá a las empresas de reclutamiento asegurar que los individuos o grupos de individuos conozcan y estén de acuerdo con las políticas de uso y tratamiento de sus datos.

    Blinde su empresa con poderosas herramientas de protección de datos

    Especialmente si las empresas de contratación guardan datos de candidatos y de empresas sobre la nube, es indispensable contar con herramientas de protección. Siempre es recomendable usar un ATS que cifre los datos e inclusive si está en sus posibilidades encríptelos para mayor seguridad.

    En Connecting Teach People cumplimos con todos los requerimientos de RGPD y la normativa de la Unión Europea, por lo que nuestros candidatos y aliados pueden tener la seguridad de que sus datos están protegidos, y su información únicamente será empleada en los procesos laborales a los que haya lugar. Estamos comprometidos con la garantía de la protección de datos, por lo que ofrecemos máxima seguridad a nuestros aliados.

     

  • RGPD: Cómo impacta tu proceso de captación de personal

    Quizá has venido escuchando hablar con frecuencia de RGPD (Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea), especialmente en el ambiente laboral y de empresas.

    Inclusive dentro de los consejos de reclutamiento que normalmente se comparten con las organizaciones en Europa es común que se recomiende considerar RGPD en los procesos de admisión.

    Pero, ¿por qué de pronto RGPD se convirtió en algo tan importante para las organizaciones y sus modelos de negocio? ¿Por qué figura en los procesos de reclutamiento? ¿De qué forma rige esta normativa los procesos de ingreso de personal y por qué es fundamental tomarla en cuenta?

    Comencemos hablando de qué es RGPD y cómo impacta también en mercado del reclutamiento en Europa. Se trata de la Legislación General de Protección de Datos; Ley que entró en vigor en la Unión Europea en mayor de 2018.

    Esta normativa fue creada para unificar criterios con respecto a las leyes de privacidad y protección de datos ya existentes previamente en Europa, si se tiene en cuenta que antes de la misma, cada país normaba la protección de datos de sus individuos de manera independiente.

    Es pertinente partir entendiendo que los datos personales comprenden cualquier tipo de información que pueda revelar la identidad o el estatus de una persona viva.

    Es decir, a cada individuo le pertenecen sus propios datos y sus créditos de identidad, por lo que ahora, como ciudadanos, somos dueños absolutos de nuestra propia información.

    Así, compartir información personal relevante con empresas u organizaciones dentro del marco de sus procesos internos o inclusive de reclutamiento, ha pasado a ser decisión del individuo, quien es libre de decidir con quien compartir o no su información personal.

    Así, con el correcto uso de RGPD, se puede garantizar que todas las empresas involucradas dentro de la Unión Europea se puedan regir de forma estricta e inequívoca al mismo conjunto de reglas.

     Y, su uso y correcta aplicación es un requisito legal para cualquier empresa que suministre productos o servicios a las organizaciones o individuos de la unión europea, e inclusive para aquellas que comercializan productos de afuera dentro de los países de la alianza.

    Consejos de reclutamiento: Qué implica la Ley para las organizaciones europeas

    Sabiendo qué es RGPD y su alcance, ahora nos preguntamos si esta legislación impacta de manera directa a las organizaciones comerciales y de fabricación, y de qué forma les impacta.

    Quizá lo más relevante a escala industrial sea precisamente que RGPD rija de manera directa la el tratamiento que las organizaciones pueden otorgar a los datos que son considerados personales. Esta Ley protege los derechos de los ciudadanos a ser dueños de su propia información y, en consecuencia, manejarla sin intervención de terceros.

    Contrario a como se venía haciendo algunos años, tras la entrada en vigencia de RGPD  ha cambiado la forma como las organizaciones pueden recopilar, usar, procesar, almacenar y eliminar datos personales, inclusive durante los procesos de captación y reclutamiento de personal.

    Así, las organizaciones que hacen vida activa dentro de la Unión Europea están obligadas, con base a esta Ley, a regir sus procesos de reclutamientos con las mismas características que rigen la legislación.

    • Transparencia, equidad y legalidad en los procesos de selección de talentos que pasarán a integrar el proceso de posible contratación.
    • Utilizar los datos para el fin lícito para el que fueron recopilados antes, durante y después de las entrevistas de trabajo.
    • Acumulando estrictamente los datos que se necesitan y obviando aquellos que no son esenciales para el proceso de reclutamiento.
    • Confidencialidad, garantizando a los aspirantes a cargos de selección que su información estará protegida dentro de la organización y que será utilizada estrictamente para los términos en los que se dio a conocer.
    • Integridad: Garantizando a los ciudadanos que concursan en procesos de selección que su información es utilizada únicamente para fines legales y contemplados en la Legislación.
    • Responsabilidad, dándole a los aspirantes la seguridad de que su información personal será protegida, obedeciendo a los principios de privacidad.

    Con la RGPD los ciudadanos europeos se sienten mucho más seguros y confiados a la hora de aspirar a puestos en organizaciones privadas y estatales, como quiera que están empoderados al conocer que sus derechos de información privada no serán vulnerados.

    Esto tiene un valor significativo real especialmente para los ciudadanos que comparten su identidad y su información personal a través de la web, donde no hay interacción directa con quien desarrolla el proceso de reclutamiento y que en muchas ocasiones se comparte información personal a través de medios electrónicos.

    En principio, los ciudadanos sentían temor de qué datos personales, como empresas en las que ha trabajado, cargos anteriores o información referente a capacitación personal, se dieran a conocer públicamente a través de la web.

    No obstante, gracias a RGPD el ciudadano europeo se siente más confiado y tranquilo de compartir su información y sus datos personales con las organizaciones, especialmente a través de medios de red.

    Elementos de RGPD para normar los procesos de reclutamiento

    1. Jurisdicción legal dentro de Europa

    Se refiere estrictamente a la posibilidad de lograr que está única legislación unificada integre de manera global a todas las organizaciones, grandes y medianas empresas, que hacen vida en Europa, sin que ninguna pueda ser excluida de la normativa.

    • Derechos de acceso

    En este renglón se intuye de forma obligatoria que todas las personas que hayan compartido datos personales con la organización, tiene derecho a ver y a modificar su información cada vez que desee hacerlo.

    • Consentimiento del individuo

    Así, toda relación laboral que requiera del intercambio de datos de personales, debe tener implícita la firma de un consentimiento para el uso de su información.

    • Delegados de protección de datos

    Al constituirse de forma directa delegados de protección de datos, las organizaciones se comprometen en mantener personal que constantemente esté velando por que se cumpla en su totalidad, dentro de la organización, la normativa de RGPD.

    • Aplicación de sanciones al incumplimiento de RGPD

    También se ha hecho indispensable la correcta aplicación de sanciones a las organizaciones públicas o gubernamentales que incumplan con la legislación y que no apliquen sus métodos de resguardo y protección de los datos de sus empleados. Las multas podrán ser aplicadas a las organizaciones que incumplan la RGPD por la Oficina del Comisionado de la Información con momentos que podrán superar los 20 millones de euros.

    En términos de consejos de reclutamiento y contratación de personal RGPD es muy importante ya que, desde recopilar datos del aspirante, hasta guardar sus hojas de vida, enviar mails etc involucra datos personales.

    Por ejemplo, un aspecto que es importante tener en cuenta es que muchas empresas utilizan motores de búsqueda y redes sociales para captar candidatos en el ámbito laboral, lo que puede vulnerar el proceso de protección de datos del aspirante.

    Siendo que muchos reclutadores compran bases de datos y hojas de vida a objeto de encontrar aspirantes a sus puestos vacantes, garantizar la protección de los datos individuales se ha convertido en una tarea cada vez más complicada.

    En consecuencia, las empresas de reclutamiento deben conocer en detalle esta legislación y cuidarse de cumplir con las normativas específicas para la protección de datos de los aspirantes, tal y como lo hacemos en Connecting Teach People.

    Algunos de los aspectos que tomamos en cuenta en Connecting Teach People de cara a la captación de nuevos aspirantes son los siguientes:

    1. Derecho del candidatos a conocer qué se hará con su información: Uno de los aspectos que más cuidan las agencias de reclutamiento como la nuestra es garantizar el cumplimiento de RGPD permitiendo que los aspirantes a diferentes cargos que opten por entregar su información personal a nuestra organización tengan en conocimiento que tipo de datos personales requerimos y para qué fin estos datos serán empleados de forma inequívoca.
    2. Derecho de los aspirantes a la rectificación: Una vez que Connecting Teach People cuenta con los datos profesionales de los aspirantes, estos están en su derecho de solicitar cualquier tipo de rectificación sobre su información personal o profesional.
    3. Derecho a la eliminación o supresión de datos: Se refiere a cuando el aspirante por voluntad propia solicita a la empresa de reclutamiento que elimine sus datos del sistema de la base de datos de la compañía.
    4. Derecho a la oposición: Los aspirantes que compartan su información personal o profesional con la empresa de reclutamiento están en su derecho a oponerse a la publicación de uno o varios puntos de su información personal; aspecto que siempre será respetado y acatado por la compañía.
    5. Derecho a la suspensión de los datos: Cuando el candidato le solicite a la empresa de reclutamiento que deje de usar sus datos o sea eliminado de su base de datos.

    Finalmente, el proceso de contratación de aspirantes debe ser delicada y cuidadosamente protegido por la empresa de reclutamiento, tal y como se realiza en Connecting Teach People.

    Las empresas encargadas de la contratación de personal deben garantizar que la información de los candidatos, tanto su obtención, como su tratamiento, esté estrictamente ligada a lo establecido en RGPD como garantía de los derechos de los candidatos a la protección de sus datos.