El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) tiene implicaciones directas sobre la industria del reclutamiento. Tal ha sido la influencia de RGPD en el proceso de contratación, que durante el año 2018, pocos días después de su entrada en vigencia, muchas empresas de reclutamiento contrataron personal que vigilara su puesta en marcha.
Para comprender mejor el impacto de RGPD sobre la industria del reclutamiento y la búsqueda y contratación de personal, se hace indispensable conectar la Legislación con los procesos que internamente experimentan las empresas de reclutamiento.
En primera instancia, es necesario destacar, que las empresas de búsqueda y ubicación de personal se sirven en gran parte de la data que hay disponible en la web sobre los profesionales y sus ofertas.
De hecho, muchas de las hojas de vida de las industrias de reclutamiento provienen de apps de empleo y sitios web de oferta de profesionales.
Esto supone que estos sitios web deberían hacerse responsables por el tratamiento de los datos de los candidatos que allí se suscriben. No obstante, esto no siempre es así. Pero, de estos aspectos, las empresas de reclutamiento no pueden hacerse responsables.
Influencia de RGPD en el proceso de contratación: Tratamiento de datos de candidatos y empresas
En consecuencia, el primer aspecto a definir al hablar de la influencia de RGPD en el proceso de contratación de personal es hasta qué punto las agencias son responsables directos de los datos de los candidatos que logran captar, y cómo deben usar esta información respetando lo establecido en el reglamento.
Para definirlo se debe determinar con precisión de donde provienen los datos de los candidatos y de las empresas que hacen uso de las compañías de contratación y, una vez en manos de la empresa, cómo se tratan esos datos y en qué se almacenan.
Esto explica por qué RGPD es un gran cambio para gerentes de empresas de reclutamiento e incluso para sus propietarios. Esto, debido a que varios procesos de búsqueda, selección y reclutamiento de candidatos deben regirse directamente por la RGPD, velando que su normativa se cumpla a cabalidad.
RGPD supone un reto para la industria que debe mantenerse conectada con los entes que le suministran información –candidatos y empresas- a objeto de hacerles saber que la compañía de reclutamiento respeta a cabalidad el RGPD, por lo que sus datos están seguros.
Estas son algunas recomendaciones que deben considerar los propietarios de empresas de reclutamiento ante la influencia de RGPD en el proceso de contratación. Estos aspectos son considerados por Connecting Teach People a la hora de conectar candidatos y empresas:
- Tratamiento de datos que obtienes de los candidatos: Estos datos deben recopilarse siempre bajo la voluntad comprobable de quien los suministran y guardarse solo por intervalos de tiempo definidos.
- Datos que obtienes de las empresas: Esta información que oferta la empresa debe regirse bajo los estándares internacionales de protección de datos y de confiabilidad.
- Cuánto tiempo se almacenarán los datos de candidatos y empresas: El tiempo que tiene la compañía con su base de datos debe informarse a los candidatos e empresas, inclusive cuando se trata de aproximaciones.
- Cómo pueden los ciudadanos hacer reclamaciones: Las personas que comparten datos de manera voluntaria con empresas de contratación deben tener información referida al tratamiento de sus datos y qué hacer cuando deseen que esos datos deben de estar visibles o disponibles.
- Derechos de acceso y edición de sus datos: las personas o empresas que comparten datos e información personal con las empresas de reclutamiento deben tener la facilidad de editar sus datos o hacerlos invisibles al público cuando lo deseen y prestar apoyo para que este objetivo pueda lograrse. No deben restringirse las posibilidades de eliminar o anexar nuevos datos de interés a sus perfiles profesionales.
Estos aspectos deben considerarse siempre, a objeto de lograr que el proceso de llenado de datos y el posterior uso de información dentro de las plataformas y sistemas de las empresas de reclutamiento cumpla con la normativa convenida, y se puedan garantizar los derechos de los individuos a reservarse el manejo de su información personal.
Aspectos que consideran las empresas de reclutamiento como Connecting Teach People
Solicitud de segundas aprobaciones y revisiones de información
Una buena forma de lograr que los datos que los candidatos y empresas suministran a las empresas de reclutamiento sean correctos es solicitando a ellos mismos una segunda revisión.
El bloqueo de formularios hasta tanto sea completamente verificado por el propietario de su información, es una alternativa recomendada.
Además, quien suministra datos personales debe tener claridad sobre qué se hará con su información, cómo se usará o cuánto tiempo quedará almacenada.
Este principio debe aplicar para correos, newsletter o información referida a nuevas ofertas de empleo. En caso de que el candidato acepte recibir información en su correo, también se debe contar con una autorización escrita que valide esa solicitud.
Influencia de RGPD en el proceso de contratación: Ajuste sus términos y políticas en línea con RGPD
Los candidatos y clientes de la empresa de reclutamiento deben tener claridad sobre el uso y tratamiento de los datos que suministran.
En consecuencia, las políticas de privacidad y uso de herramientas de recolección de datos electrónicos, como el caso de cookies, deben estar claramente establecidos y de forma visible.
De hecho se recomienda, en el caso de las empresas que cuentan con sitios web, que aceptar sus políticas de privacidad y tratamiento de datos se coloque como requisito indispensable para avanzar en el llenado de datos y formularios.
Haga que sus socios y aliados hagan un acuerdo de intercambio de datos
Un acuerdo que esté estrictamente apegado a la normativa de RGPD le permitirá a las empresas de reclutamiento asegurar que los individuos o grupos de individuos conozcan y estén de acuerdo con las políticas de uso y tratamiento de sus datos.
Blinde su empresa con poderosas herramientas de protección de datos
Especialmente si las empresas de contratación guardan datos de candidatos y de empresas sobre la nube, es indispensable contar con herramientas de protección. Siempre es recomendable usar un ATS que cifre los datos e inclusive si está en sus posibilidades encríptelos para mayor seguridad.
En Connecting Teach People cumplimos con todos los requerimientos de RGPD y la normativa de la Unión Europea, por lo que nuestros candidatos y aliados pueden tener la seguridad de que sus datos están protegidos, y su información únicamente será empleada en los procesos laborales a los que haya lugar. Estamos comprometidos con la garantía de la protección de datos, por lo que ofrecemos máxima seguridad a nuestros aliados.
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